POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PUPPIES & KITTENS BY HORUS PET S.A.S.

Con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones legales establecidas en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Capítulo 25, y en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, PUPPIES & KITTENS BY HORUS PET S.A.S. (en adelante “P&K”), se permite expedir la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales.

1. Datos Generales del Responsable del Tratamiento de Datos:

Razón Social: PUPPIES & KITTENS BY HORUS PET S.A.S.

NIT. 900767917 - 5

Domicilio: [l] Bogotá D.C., Colombia.

Teléfonos: [l]

Correo electrónico: [l]

Página web: www. [l].com

2. Definiciones Principales:

• “Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, la cual deberá ser obtenido por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

• “Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

• “Dato Financiero”: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.

• “Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

• “Dato Público”: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• “Dato Sensible”: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• “Autorizado”: Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.

• “Habilitación”: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.

• “Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

• “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data consagrado en la Constitución Colombiana.

• “Transferencia”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

• “Transmisión”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.

• “Tratamiento de Datos Personales”: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

3. Finalidades y Tratamiento de los Datos Personales:

Los datos personales proporcionados a P&K serán almacenados en las bases de datos correspondientes y serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

• Frente a clientes: El tratamiento de los datos personales se realizará con la finalidad de poder ejecutar las actividades de comercio al por menor realizado a través de internet para el desarrollo del negocio y objeto social de P&K.

Adicionalmente, el tratamiento de datos personales de clientes y vendedores se realizará con las siguientes finalidades:

1. Enviar invitaciones a los eventos y/o lanzamientos de las diferentes marcas, servicios y/o productos.
2. Informar sobre las novedades de las marcas propias o aliadas.
3. Informar sobre promociones y/o campañas comerciales.
4. Generar mecanismos de comunicación eficientes y mantener contacto permanente.
5. Realizar encuestas de satisfacción.
6. Ofrecer servicios complementarios y demás servicios desarrollados en conjunto con nuestros proveedores.
7. Mantener contacto en caso de campañas establecidas por nosotros o nuestros proveedores.
8. Informar sobre la vinculación de nuevas empresas o productos que se venderán a través de nuestra plataforma.
9. Realizar y obtener estadísticas propias de la plataforma web por medio de la cual P&K ejecuta la promoción de los productos.
10. Recopilar la información necesaria que eventualmente pueda requerir alguno de los proveedores de los servicios o de los productos para la debida ejecución de los servicios y los productos, en cuyo caso, P&K quedará facultada para compartir la información con dichos proveedores.

• Frente a contratistas o consultores: El tratamiento de los datos personales se realizará con la finalidad relacionada con su vinculación, ejecución y terminación de la relación contractual que se suscite entre el contratista e P&K. Asimismo, este tratamiento tendrá como propósito el cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales o legales adquiridas, y otras finalidades inherentes a nuestro objeto social.

• Frente a empleados: El tratamiento de los datos se realizará con la finalidad relacionada con su selección de personal, vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral que se suscite entre el empleado y P&K.

• Frente a Autoridades y entes de control: El tratamiento de los datos personales se realizará con la finalidad de dar respuesta y para atender cualquier requerimiento o solicitud por parte de entidades regulatorias, incluyendo las autoridades tributarias como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN), las autoridades cambiarias como el Banco de la República y administrativas del nivel nacional, departamental o municipal, incluyendo a la Superintendencia de Sociedades.

• Frente al manejo financiero interno: El tratamiento de los datos financieros que eventualmente llegue a tratar P&K, se realizará con la finalidad de atender las exigencias legales del manejo financiero de P&K, incluyendo procesos de auditoría, contabilidad y revisoría fiscal.

• Frente a proveedores: El tratamiento de los datos se realizará con el fin de llevar la vinculación interna que permita llevar a cabo los procesos para la calificación, iniciación, ejecución y finalización de la relación contractual con los proveedores. Así mismo, dicha información tendrá por objeto brindar la información que eventualmente solicite alguna autoridad facultada para ello.

• En especial, los datos Personales serán utilizados por P&K para:

1. Proveer los servicios y productos requeridos.
2. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no, con productos, servicios y/o bonos de compra adquiridos por el Titular, incluyendo, registros, suscripciones, o negociaciones con proveedores o terceros.
3. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.
4. Informar sobre cambios en productos o servicios (Precios, Características, Valores).
5. Efectuar una evaluación del servicio, productos y calidad de productos y servicios.
6. Desarrollar actividades de publicidad, mercadeo o promocionales.
7. Enviar al correo físico, electrónico, APP, celular o dispositivo móvil, - vía mensajes de texto (SMS y/o MMS, notificaciones a través de la APP (PUSH), actualizaciones), información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, o con el fin de promocionar o incentivar precios especiales, a través de canales físicos, presenciales o virtuales.
8. Desarrollar estudios internos sobre los intereses, comportamientos y demografía de los usuarios para comprender mejor sus necesidades e intereses y ofrecer mejores servicios o proveerles información relacionada.
9. Mejorar nuestras iniciativas comerciales y promocionales y analizar las páginas visitadas las búsquedas realizadas por los usuarios, para mejorar nuestra oferta de contenidos y artículos, personalizar dichos contenidos, su presentación y servicios.
10. Enviar información o avisos por mensajes cortos de texto (SMS) al teléfono celular suministrado por el usuario a P&K. Los mensajes cortos de texto podrán contener encuestas, avisos publicitarios, y/o promocionales de P&K y/o terceros autorizados para tal fin, así como información sobre los servicios de P&K, incluyendo en particular, pero sin limitación, recordatorios de vencimientos de pagos y otras obligaciones adquiridas por el uso de los servicios prestados por P&K.
11. Los ganadores de las Promociones y/o concursos realizados por P&K o terceros, autorizan expresamente a difundir sus nombres, datos personales e imágenes y los de sus familias, por los medios y en las formas que consideren convenientes, con fines publicitarios y/o promocionales, sin derecho a compensación alguna.
12. Compartir la información Personal (incluyendo dirección de e-mail) con los proveedores de servicios o las empresas de "outsourcing" que contribuyan a mejorar o facilitar las operaciones a través de P&K, como (sin limitarse a) servicios de transporte, medios de pago, seguros o intermediarios en la gestión de pagos, call centers o programas de fidelidad, entre otros. P&K velará porque se cumplan ciertos estándares, mediante la firma de acuerdos o convenios cuyo objeto sea la privacidad de los datos personales de nuestros usuarios. No obstante, P&K no se hace responsable por el uso indebido de la Información personal del usuario que hagan estas compañías o sitios de Internet. En algunos casos, estos proveedores de servicios serán quienes recojan información directamente del usuario. En tales casos, podrá recibir una notificación acerca de la participación de un proveedor de servicios en tales actividades, y quedará a discreción del usuario toda la información que quiera brindarle y los usos adicionales que los proveedores decidan hacer. En caso de que el Titular facilite por propia iniciativa información adicional a dichos prestadores de servicios directamente, tales prestadores usarán esta información conforme a sus propias políticas de privacidad.
13. Suministrar la información personal de los usuarios a las entidades que intervengan en la resolución de disputas entre los mismos, tales como: Compañías de Seguros, Amigables Componedores o Tribunales de Arbitraje o tribunales competentes para solucionar tales disputas.
14. Una vez inscrito en su sitio Web, P&K no venderá, alquilará o compartirá la Información Personal del Titular excepto en las formas establecidas en estas políticas. Sin perjuicio de ello, el Titular consiente en forma expresa que P&K transfiera total o parcialmente la Información Personal a cualquiera de las sociedades subordinadas, controlantes y/o vinculadas con P&K, a cualquier título y en el momento, forma y condiciones que estime pertinentes. P&K hará todo lo que esté a nuestro alcance para proteger la privacidad de la información. Puede suceder que, en virtud de órdenes judiciales, o de regulaciones legales en los diferentes países, P&K se vea compelido a revelar información a las autoridades o terceras partes bajo ciertas circunstancias, o bien en casos que terceras partes puedan interceptar o acceder a cierta información o transmisiones de datos en cuyo caso P&K no responderá por la información que sea revelada.
15. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.

En cualquier momento, la compañía podrá establecer finalidades adicionales así como crear nuevas bases de datos para alcanzar dichas finalidades.

En este sentido, P&K podrá:

1. Conocer, ordenar, catalogar, clasificar almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
2. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente.
3. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
4. Estudiar, procesar, tratar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los Titulares, sin que dicho tratamiento pueda significar el cambio o modificación de la información, para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de afiliación, servicio, administración, seguridad o atención.
5. En caso de que P&K no tenga la capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, mediando notificación previa a los Titulares de los datos recopilados, caso en el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.

• Procesos al interior de P&K: Hace referencia a la actualización de sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos.

• Demás finalidades: Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para ser comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de datos personales.

4. Derechos de los Titulares de los Datos Personales:

A cada Titular le asisten los siguientes derechos en relación con su información personal:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a P&K como responsable o encargado del tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transmisión de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

• Solicitar prueba o copia de la autorización otorgada a P&K como responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento;

• Previa solicitud, ser informado por P&K como responsable del Tratamiento o el encargado del Tratamiento, sobre el uso que se ha dado o se le dará a sus datos personales;

• Presentar solicitudes ante P&K o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información;

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales;

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando la autoridad competente determine que P&K incurrió en conductas contrarias a la ley o cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;

• Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones;

• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. Obligaciones De Los Titulares De Los Datos Personales:

Además de las obligaciones establecidas en la Ley 1582 de 2012, los titulares de la información estarán obligados a:

• Garantizar la veracidad de la información suministrada;

• Actualizar la información periódicamente, informando oportunamente cualquier modificación a la información suministrada.

6. Persona Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos relacionados con el Tratamiento de Datos Personales:

P&K ha designado a la persona que desempeñe el cargo de Director de Servicio al Cliente  como la encargada y responsable del control general de datos personales y de la recepción y atención de las consultas y peticiones referentes a estos; por lo tanto, en caso de querer ejercer alguno de los derechos en relación con la información personal se pueden contactar con esta persona. Los datos de contacto de la persona encargada son los siguientes:

En caso de crear nuevas bases de datos, o de modificar los responsables de las bases de datos dicha actualización será registrada en el Registro Nacional de Bases de datos. 

7. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos a Conocer, Actualizar, Rectificar, Suprimir información y a Revocar la Autorización por parte de los Titulares de la Información:

La consulta podrá ser presentada por los Titulares o causahabientes y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación por cualquier medio verificable. Cuando no fuera posible dar respuesta a su solicitud dentro de dicho término, se le informarán al Titular o causahabiente los motivos de la demora y se indicará la fecha en que será atendida la consulta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles.

Para presentar reclamos o solicitudes relacionadas con información contenida en las bases de datos, P&K dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, puedan presentar dichas solicitudes o reclamos. La solicitud o reclamo deberá contener como mínimo lo siguiente:

1. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir respuesta.
2. Documentos que acrediten la identidad del Titular o a su representante legal.
3. La descripción clara y precisa del motivo de inconformidad y los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

Si el reclamo o la documentación adicional requerida llegasen a estar incompletos, P&K requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

1. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de P&K, donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo, una leyenda marcada “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo o de la fecha en que P&K cuente con toda la información o documentación mínima necesaria para contestar, previa solicitud de documentación adicional que hubiera requerido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Supresión de datos.

El Titular, el causahabiente, o su representante legal tienen el derecho de solicitar, en cualquier tiempo, la supresión de sus datos. La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal en los archivos bases de datos o tratamientos realizados de acuerdo con lo solicitado por el Titular. La solicitud debe indicar la intención de que se supriman los datos personales de las bases de datos de P&K o de revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales. Así mismo, la solicitud debe realizarse identificando claramente el nombre del Titular, el número de su documento de identidad y sus datos de contacto (teléfono y un correo electrónico actualizados).

• Modificación, supresión de datos directamente por el Titular de la Información.

Cualquier Titular de la Información podrá modificar o eliminar directamente la información que requiera, siempre y cuando dicha modificación sea modificable o eliminable desde los servicios virtuales que ofrece P&K.  La información que no sea modificable o eliminable a través de los canales virtuales de P&K, podrá modificarse o eliminarse, de conformidad con el trámite previsto en los literales anteriores.

8. Medidas de Seguridad de la Información:

Para garantizar la seguridad de la información, P&K cuenta con cifrado de contraseñas a través de [l].

9. Incidentes Respecto de la Información Personal:

Ante la ocurrencia de algún hecho que constituya un incidente o ante alguna circunstancia que pueda poner en riesgo la seguridad de la información personal de los Titulares, P&K constituirá el “Comité de Seguridad de Información Personal” conformado por los integrantes del Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos Relacionados con el Tratamiento de Datos Personales y por un (1) empleado de nivel Directivo de la sociedad con el fin de resolver la situación de forma célere e informar a los Titulares de los hechos ocurridos.

10. Transferencia de Datos al Exterior:

De conformidad con La Ley 1581 de 2012, P&K podrá realizar la transferencia de datos al exterior cuando cuente con la autorización del titular. Esta transferencia de información se podrá realizar, pero no se limitará, a cualquier matriz, subsidiaria o afiliada que P&K tenga o que llegase a tener. No obstante, P&K se abstendrá de transferir datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos según los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.

Esta abstención NO REGIRÁ cuando se trate de:

• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

• Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.

• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.

• Transferencias legalmente exigidas por una autoridad competente, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

11. Responsabilidad:

P&K asume la calidad de Encargado y Responsable del tratamiento de la base de datos que solicite a sus proveedores y clientes, de acuerdo a las definiciones establecidas en la Ley 1581 del año 2012.  Como consecuencia de lo anterior, los funcionarios de P&K que sean responsables de la aprobación de los acuerdos contractuales de P&K con uno o más proveedores de servicios serán responsables de asegurar que los proveedores o clientes estén de acuerdo con los términos aplicables al tratamiento de la base de datos, de conformidad con las políticas contenidas en este documento.

En todo momento se aplicarán medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas.

12. Solución de controversias:

Cualquier diferencia que surja entre los titulares de la información e P&K, será dirimida de conformidad con los procedimientos establecidos en la Ley para dichas diferencias, o de conformidad con los procedimientos de solicitud o reclamo previstos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales; en todo caso, las diferencias surgidas podrán solucionarse de mutuo acuerdo.

Igualmente, el Titular de los Datos Personales podrá elevar las quejas o reclamaciones que considere necesarias ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante P&K.

13. Entrada en Vigencia:

Esta Política rige a partir del [l]. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de P&K de acuerdo con los criterios de temporalidad y necesidad, hasta la culminación del objeto social de P&K.

Atentamente,

PUPPIES & KITTENS BY HORUS PET S.A.S.